Outlook2003 技巧两则

Category : 技术文摘 / Tags : , / Date : 2007.02.08 / /

  现在的公司用邮件的情况较多,以前用惯了Foxmail,公司默认安装的是Outlook 2003,用起来有些不习惯哟!在Foxmail下的模板功能和最小化到系统托盘找了好久都没有找到,Google了一下,找到如下方法:

(一)、将Outlook最小化到系统托盘
  
  Outlook点击最小化菜单,实际上是窗口最小化,但是在任务栏上占了老大一块地,看着很碍眼。本来任务栏就不大。

  于是,我需要把它放到任务栏托盘里,就像“QQ”,“音量调节”那样显示。

  方法很简单,如下:

  先进入到注册表的这个分支
 

HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/11.0/Outlook/Preferences

  然后右击空白区域,新建一个DWORD值“MinToTray”,并设键值为1,做完这些步骤,你就可以最小化Outlook2003到系统托盘中了。

  小提示,左下角“开始”菜单=〉“运行”=〉输入"regedit"运行注册表编辑器。
 
  其实Outlook 2003还有个更简单的方法,就是右键直接点系统托盘的图标,选“最小化时隐藏”就可以了。都改好了才知道这个方法哟!晕!

(二)、设置电子邮件模板

  在 Outlook 中,可以创建模板,使之包含要重复发送给不同收件人的文本。您可以撰写一封邮件并将其保存为模板,然后在需要时使用该模板。然后只需在发送邮件前,加入新的或因人而异的文本即可。

  感谢信

  每次遇到潜在客户时,您需要发送跟进电子邮件,感谢他们花费时间并为他们提供有关您公司的其他信息。因为您要向每个客户发送该邮件,所以将它做成 Outlook 模板是个不错的主意。

  要点: 如果使用 Microsoft Office Word 作为电子邮件编辑器,则无法创建 Outlook 模板。要确保所使用的电子邮件编辑器不是 Word,请执行下列步骤:

  1、在 Outlook 的“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“邮件格式”选项卡。

  2、清除“使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。
  
  3、单击“应用”,然后单击“确定”。

  创建邮件模板

  1、在 Outlook 的“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“邮件”。

  注释  还可以通过单击“常用”工具栏上的“新建邮件”按钮  开启新的邮件。

  2、在新邮件打开后,请为它输入合适的主题并撰写内容。请留下足够空间,以便在将邮件发送给特定收件人时添加因人而异的信息。

  3、在“文件”菜单上,单击“另存为”。

  4、在“保存类型”列表中,选择“Outlook 模板”,然后单击“保存”

  5、关闭用于创建模板的邮件。如果系统提示您保存邮件,请单击“否”。

  现在,既然您已经创建好了电子邮件模板,因此可以将 Word 恢复为邮件编辑器了:

  在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“邮件格式”选项卡。

  选中“使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。

  单击“应用”,然后单击“确定”。

  准备邮件
  
  设置了邮件模板之后,现在您可以向潜在客户发送跟进邮件了。该模板中已经包含了您需要传达的大部分信息,因此,您只需添加当时的数据和因人而异的评论,然后就可以在“收件人”行中添加电子邮件地址并发送邮件了。

  使用模板发送邮件

  1、从“收件箱”中,单击“工具”菜单,单击“窗体”,然后单击“选择窗体”。

  2、单击“查找”框,然后从下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”。

  3、选择您的模板,然后单击“打开”。

  4、根据需要,在邮件中添加环境特定信息,向“收件人”行中添加收件人的电子邮件地址,然后单击“发送”。



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